Sustav dokumentacije je ... Definicija, opis, značajke

Učinkovitost menadžerske aktivnosti određena je učinkovitost srednje razine administracije. Jedan od njih je i klerikalni rad. To osigurava brzinu odlučivanja. Informacije koje su prisutne u dokumentaciji potrebne su za stabilnost rada bilo koje organizacije.

Pojam dokumentacijskog sustava

Različiti radovi sastavljeni su u okviru upravljačkih aktivnosti. Skup dokumenata, međusobno povezani u podrijetlu, vrsti, namjeni, opsegu, jedinstvenim zahtjevima za registraciju, tvori određeni sustav. Svaki prijevoznik ovog ili onog podataka je sama složena informacijska struktura.

Dokumentacijski sustav je višerazinski model. Sastoji se od mnogih podsustava, koji zauzvrat djeluju kao složene neovisne strukture s obzirom na elemente koji ih oblikuju.

klasifikacija

Svi nositelji podataka povezani su s određenim skupinama - dokumentacijski sustav. Ovo je potrebno je osigurati učinkovitost i učinkovitost poslovnih zadataka. Razvrstavanje se provodi na temelju posebnih svojstava.

Postoje dvije vrste sustavi dokumentacije. Ovo je korporativnih i funkcionalnih grupa. Potonji se smatraju najstrožim i univerzalnijim. Činjenica je da je osnova za formiranje funkcionalne dokumentacijske sustave stavljaju se znakovi koji se dugo ne mijenjaju. Trenutno ima oko 40 velikih funkcionalnih skupina dokumenata.

Sustav korporativnog dokumentiranja sastoji se od nositelja informacija koji se koriste u provedbi poslova upravljanja u određenom području državne djelatnosti, gospodarskog sektora, u okviru zasebnog poduzeća. Ista skupina uključuje radove koji se formiraju tijekom života pojedinca ili određene obitelji.

Funkcionalne skupine

Oni uključuju medijske informacijske sustave koji osiguravaju primjenu, u prvom redu, općih funkcija upravljanja. Postoje ujedinjendokumentacijski sustavi:

• Planirani.
• Izvješćivanje i statistički podaci.
• Primarni.
• Prema radu.
• Računovodstvo.
• Naselje i novčani, financijski.
• Odjeljenje i statističko izvješćivanje.

Broj funkcionalnih skupina također uključuje skup dokumenata koji odražavaju specifične aktivnosti pojedinih institucija i organizacija:

• Zdravlje.
• Obrazovanje.
• Projektiranje i izgradnja, itd.

Specifičnost korporativnih grupa

U takvim slučajevima dokumentacijski sustavi može se kombinirati nekoliko funkcionalnih sustava. U ovom slučaju, potonji će biti zastupljeni kao vrsta podsustava.

Na primjer, skup podataka nositelja koji se koriste na sveučilištu čine izvještaji i statističke, računovodstvene, organizacijske i administrativne dokumentacije.

Poslovni radovi

Ovaj dokumentacijski sustav pojavio se jedan od prvih. Čak iu Drevnom Egiptu bio je korišten za reguliranje obiteljskih, ekonomskih odnosa.

Sustav poslovne dokumentacije formirao je akte administrativne prirode. Sadrži uvjete koji daju informacije fiksirane na nosaču materijala, pravnu snagu.

Računovodstvo i statistika

U XVI-XVII stoljeću. računovodstveni sustav počeo se oblikovati. U početnoj fazi, informacije su se odrazile u posebnim knjigama računovodstvenih poslovnih transakcija, računa. Ova primarna dokumentacija koristi se za rješavanje sporova. Kasnije su se počeli pojavljivati ​​složenije dokumente.

trenutno, osnovna je dokumentacija osnova računovodstva. Danas, kao početni dokumenti se koriste gotovinske naloge, računi, računi i ostali papiri za opravdanje. U tom slučaju primarni može biti i organizacijske i administrativne dokumentacije. To je osobito o nalozima, nalozima glave ili drugoj ovlaštenoj osobi.

U XVI-XVII stoljeću. počeo je formirati statistički račun. Upotrijebili su informacije, pisari i popisne knjige. Prvi sadržani opisi županija i gradova, potom su zabilježili informacije dobivene tijekom popisa stanovništva.

U XVIII stoljeću. nastalo je statističko izvješćivanje.

Komercijalna dokumentacija

Nastala je u drugoj polovici XIX stoljeća. Sustav komercijalnih dokumenata uključuje različite ugovore, sporazume, obveznice, dionice i tako dalje.

Tijekom razvoja međunarodnih odnosa postalo je nužno zaključiti ugovore sa stranim državama. Stoga je nastao sustav diplomatskih dokumenata. Tijekom vremena proširio se, uključujući sve nove podsustave:

• Diplomatska korespondencija.
• Dokumentiranje aktivnosti konzulata u inozemstvu, itd.

Vojni dokumenti

Počeli su se pojaviti nakon formiranja centralizirane države. Kroz čitavo razdoblje postojanja Carstva, sustav vojne dokumentacije značajno se proširio. Uključeno je:

• Vedomosti, registrirani popisi, listovi puta.
• Narudžbe (narudžbe, narudžbe, narudžbe).
• Objašnjenja (upute, pravila, upute).
• Dokumenti, koji odražavaju tijek oružanih sukoba (dispozicija, rasporedi, časopisi).

Organizacijski i administrativni dokumenti

Ta se skupina smatra jednim od najvećih među svim sustavima. Uključuje dva podsustava, koji se ponekad smatraju zasebnim jedinicama: organizacijska (organizacijska i pravna) i administrativna dokumentacija.

Prvi je skup dokumenata koji utvrđuju pravila, propise i pravila koja određuju status organizacije, poduzeća, institucije, kao i njihovu strukturu, kompetenciju, veličinu osoblja, bit aktivnosti itd. Broj pravnih i organizacijskih dokumenata uključuje:

• Pozicija.
• Raspored osoblja.
• Povelja.
• Opisi poslova, itd.

Regulatorni dokumenti osmišljeni su za reguliranje aktivnosti organizacija, poduzeća, institucija. To uključuje odluke, naloge, naloge, odluke, upute itd.

Informacijski referentni i analitički dokumenti

Oni obavljaju servisnu ulogu u odnosu na organizacijske i administrativne dokumentacije. Informacije i referentni akti su memorandumi, protokoli, aplikacije, komunalne usluge, poslovna pisma, telegrami, e-poštu i mnogi drugi.

Informacijsko-analitički dokumenti su sažeci, reference, mišljenja, mišljenja, popisi itd.

Sustav osoblja

To uključuje širok raspon dokumenata. Zapisnik o osoblju sadrži podatke o osoblju organizacija, institucija, poduzeća, aktivnosti samog odjela službi. Glavni dio dokumenata je osobni. Među njima, rad, sastavljen:

• Državna tijela. Takvi dokumenti sadrže pravni dokaz o podacima građana. Oni uključuju, primjerice, putovnicu, radni list, diplomu, potvrdu, vojnu kartu, liječničku potvrdu itd.
• U poduzeću, u instituciji, organizacija za potvrdu svih pravnih činjenica. To mogu biti obilježja, molbe, potvrde plaća, propusti, potvrde i tako dalje.
• Građani za upućivanje uprave ili sindikata za prestanak, osnivanje, promjenu radne snage i druge pravne odnose. Takvi radovi uključuju autobiografije, sažetke, izjave, objašnjenja itd.

Broj osoblja uključuje službene dokumente. Oni karakteriziraju profesionalne, poslovne, osobne osobine zaposlenika, ali nisu namijenjene prenošenju na njega. Takvi dokumenti su podnesci za imenovanje na postove, potvrde, memorandume i tako dalje.

Jedinstveni sustav dokumentacije

Potreba za njezinim pojavama pojavila se krajem 20. stoljeća. stvaranje jedinstveni sustav dokumentacije na području upravljanja rezultat je brzog razvoja digitalne tehnologije i komplikacija gospodarskih odnosa.

Godine 1971. Vlada SSSR usvojio rezoluciju kojim bi ubrzati rad na ujedinjenju dokumenata i klasifikatora tehničke i ekonomske informacije. Razvoj se temeljio na funkcionalnim sustavima.

Ključni cilj ujedinjenja jest uspostavljanje racionalnog sastava dokumentiranih oblika i skup međusobno povezanih društvenih, tehničkih i ekonomskih pokazatelja. U ovom slučaju, poseban zahtjevi za dokumentacijom.

Vrijednost ujedinjenja

Jedinstveni sustav za upravljanje dokumentima osigurava:

• Smanjenje troškova rada u provedbi razmjene informacija. Osoba poduzima najmanje napora za oblikovanje ili čitanje informacija.
• Široka upotreba digitalnih tehnologija. Jedinstvena dokumentacija je prilagođena za elektroničku obradu. To se postiže kroz informacije, tehničke, kompatibilnosti softvera dokumentima, koriste njihove oblike, rječnike, klasifikacije i drugih pomoćnih materijala.
• Pojednostavljenje tokova informacija.
• Smanjenje broja dokumenata.
• Daljnje poboljšanje upravljanja zapisima.

Sve to značajno poboljšava učinkovitost poslova upravljanja, jer se primitak kvalitetnih podataka javlja brže. Osim toga, smanjuje se broj pogrešaka, ručnih operacija, obujam troškova, uključujući i one financijske.

Jedinstveni sustav je skup državnih standarda koji definiraju:

• Osnovna pravila cirkulacije dokumenata.
• Jedinstveni oblik dokumenata koji su uključeni u njega.

kategorija

Srž jedinstvenog sustava je posebno razvijen oblik dokumentacije. Njihovo odvajanje provodi se u skladu s razinom odobrenja. Postoje sljedeće kategorije obrazaca:

• All-ruski.
• Odjel (industrija).
• Regionalna.
• Korporativno (koristi se u poduzećima, organizacijama i institucijama).

Danas u Rusiji postoji 8 jedinstvenih sustava dokumentacije:

• Bankarstvo.
• Organizacijski i administrativni.
• Izvješćivanje i statistički podaci.
• Prema radu.
• FIU.
• Trgovina vanjskim trgovinama, itd.

Obrazac tablice

Formiran je u institucijama, organizacijama i poduzećima rezultatima ujedinjenja. Tablica je jedinstven normativni čin - popis oblika dokumenata koji su nužni i dostatni za učinkovito rješavanje poslovnih zadataka.

U svojoj srži, to je referenca. Izvješće kartica uredno fiksne obrazaca koji se koriste u poduzeće, organizacija ili institucija, te su u pripremi i papirologije. To izgleda kao da je obično u obliku tablice.

Istraživački dokumenti

Stvaraju se tijekom provedbe istraživačkih i znanstvenih i tehničkih dostignuća. Glavne vrste dokumenata su:

• Izvješća o rezultatima eksperimentalnog dizajna, eksperimentalnog oblikovanja, tehnološkog rada.
• Izvještaji o znanstvenim i tehničkim poslovnim putovanjima, ekspedicije.
• Istraživački programi.
• Napomene, recenzije, studije izvedivosti.
• Recenzije, komentari, recenzije, zaključci.
• Disertacije, monografije, ostale znanstvene publikacije.
• Pohranjeni rukopisi.
• Primarni dokumenti nastali tijekom istraživanja. Među njima su, na primjer, časopisi eksperimenata, rezultati laboratorijskih analiza,

Znanstveno-istraživačka dokumentacija koristi se u praktičnoj primjeni inovativnih razvojnih događaja. Informacije iz nje koriste se na temelju različitih uputa, preporuka, recepata itd.

zaključak

Iz pravilne organizacije cirkulacije dokumenata, rezultat upravljanja aktivnostima često ovisi. To je osobito važno za vladine agencije. Zato državne agencije koriste svoje jedinstvene sustave dokumenata u svom radu.