Tehnologije upravljanja informacijama: vrste, karakteristike i svrha

Suvremeni svijet mijenja se brzinom bez presedana. Tu i tamo nastaju nove metode i pristupe. Temelji se na prethodno nepoznatim tehnologijama i na mehanizmima socijalne interakcije. Ili o njihovoj kombinaciji, jedan primjer koji su tehnologije upravljanja informacijama.

Opće informacije

U početku, pogledajmo ciljeve. Razvijaju se tehnologije upravljanja informacijama kako bi se zadovoljile potrebe podataka svih zaposlenika tvrtke, bez iznimke, koji su uključeni u donošenje odluka. Osobito je dobro činjenica da se može koristiti na bilo kojoj razini. korištenje informacijska tehnologija u sustavu poduzeća ili organizacije možete strukturirati zadatke koje treba riješiti i povećati ukupnu učinkovitost rada. Oni su idealno prilagođeni potrebama podataka zaposlenika različitih pojedinih odjela i mogu se koristiti na svim razinama upravljanja tvrtkom. Dostupne informacije pružaju informacije o prošlosti i trenutnom stanju stvari, a također vam omogućuju izradu predviđanja za budućnost. Podaci se prikazuju u obliku posebnih ili redovitih odgovora. Da biste donijeli uspješne odluke, moraju imati skupni obrazac koji vam omogućuje da vidite trend njihove promjene, uzroke odstupanja koji se javljaju i moguća rješenja. Prioritet je rješenje takvih problema:

1. Evaluacija planova za stanje upravljanja objektima.
2. Razmatranje odstupanja od željenog stanja.
3. Odredite razloge za probleme koji su se pojavili.
4. Analiza dostupnih rješenja / akcija.

O izvješćivanju

Korištenje informatičke tehnologije u upravljanju omogućuje vam dobivanje informacija o rezultatima aktivnosti, kao i trenutnoj situaciji. Prikazani su u ovom obliku:

1. Redovita izvješća. Formirana prema utvrđenom rasporedu, koja određuje vrijeme njihova stvaranja, kao i unesene podatke. Na primjer, možete navesti podatke o mjesečnoj prodaji tvrtke.
2. Posebna izvješća. Stvorena na zahtjev ovlaštenih osoba (na primjer, redateljica) ili u slučaju neočekivanog događaja u tvrtki.

Mogu biti u obliku komparativnih, sažetih i izvanrednih izvješća. Njihova razlika je sljedeća:

1. Komparativna izvješća. Sadrže podatke koji se dobivaju iz različitih izvora ili su klasificirani prema podudarnim karakteristikama. Koristi se, kao što možete pogoditi iz naslova, za usporedbu.
2. Sažetak izvješća. Sadrže podatke koji se kombiniraju u određene skupine. U pravilu se razvrstavaju i omogućuju vam poznavanje srednjih i konačnih rezultata.
3. Izvješća o hitnim slučajevima. Sadrže podatke izuzetne prirode.

Kada izvješćuje najučinkovitije? Najbolji rezultat prikazan je tijekom implementacije upravljanja odstupanjem. Ovaj pristup podrazumijeva koncentriranje na sve razlike u gospodarskoj aktivnosti poduzeća od unaprijed određenih standarda.

Kako se gradi?

Važnu ulogu imaju glavne komponente, od kojih se formiraju osnovne tehnologije upravljanja informacijama. Općenito su:

1. Unos podataka. Dolazi iz raznih sustava koji tvore radnu razinu.
2. Baze podataka. Ovdje se prenosi ulazni podatak. Strukturiran je i pripremljen za upotrebu
3. Sadržaj baze podataka preko potrebnog softvera pretvara se u neophodna izvješća koja se šalju odgovornim stručnjacima uključenim u donošenje odluka unutar organizacije. Za njihovu oznaku upotrebljava se izraz "izlazni podaci".

U okviru teme koja se razmatra najzanimljivija su baza podataka. Od koga su oni formirani? Glavne komponente su:

1. Podaci koji se akumuliraju kao rezultat procjene poslovanja organizacije.
2. Planovi, standardi, proračuni i drugi normativni dokumenti, kroz koje je naznačeno planirano stanje upravljanog objekta (organizacija ili njezina zasebna podjela).

Pomoću ovih osnovnih komponenti provodi se automatizacija ureda. Razvoj informacijske tehnologije omogućuje stvaranje sve više i više savršenih i najboljih praksi koje donose učinkovitost na novu razinu. Primjer je računovodstvo. Ono što je još prije dvadeset godina zahtijevalo rad od pet ili šest ljudi, sada je učinjeno od strane jednog. To je postalo moguće zbog automatskog izvođenja brojnih operacija. U mnogim slučajevima osoba treba unijeti samo podatke. Zahvaljujući tome, suvremene informacijske tehnologije omogućile su značajno pojednostavljivanje radnih procesa. Ali kako izgleda u praksi?

O automatizaciji

Razvoj informacijske tehnologije utjecala je na činovnički, upravljanje, kontrolu, unos, pretraživanje i ažuriranje podataka, izvještavanje, planiranje, komunikaciju između različitih odjela, odjela, pa čak i cijelih društava. Kao primjer, možemo navesti nekoliko standardnih postupaka, koje je vrlo teško predstaviti u modernom poduzeću bez automatizacije:

1. Obrada dolaznih / odlaznih informacija (čitanje i pripremanje odgovora na pisma, pisanje krugova, izvješća i druga dokumentacija, rad s crtežima i dijagramima).
2. Prikupljanje uz naknadnu analizu podataka (rezultati aktivnosti za određeno vrijeme različitih jedinica, raspodjela nečega za specifične kriterije odabira).
3. Očuvanje svih potrebnih informacija, omogućavanje brzog pristupa i alate za pronalaženje pravih podataka.

Da bi se postigli ti ciljevi, mora se ispuniti niz uvjeta:

1. Potrebno je koordinirati rad među izvođačima.
2. Ako je moguće, tijek rada treba biti pojednostavljen.
3. Pružite alate za interakciju za jedinice unutar organizacije (ili različite strukture u udruženju).

Suvremene informacijske tehnologije privlače priliku za podršku internoj komunikaciji, kao i komuniciranju s vanjskim svijetom. Istodobno, pitanje organiziranja i podržavanja procesa na temelju računalne mreže je od najveće važnosti. Dodatno, druga suvremena sredstva mogu se koristiti za prijenos i obradu informacija (na primjer, telefoni).

O nama

Računalne i informacijske tehnologije u menadžmentu igraju značajnu ulogu u životima menadžera, stručnjaka, tajnika i službenika. Govoreći o njihovoj upotrebi, potrebno je primijetiti njihovu privlačnost u slučaju potrebe da nešto brzo riješi u grupi. Ali brzina i ispravnost izbora ovise o gospodarskom napretku. Jedna je stvar kada trebate donijeti odluku bez mogućnosti da se posavjetujte sa stručnim stručnjacima i poznavateljima, a drugo, kada dobijete svu moguću pomoć od njih. Temeljnu ulogu igra softver. Trenutačno se široko koriste desetine različitih rješenja od računovođa do računovođa do razvoja za upravljanje cjelokupnom organizacijskom strukturom. Cijeli softverski i hardverski kompleks usmjeren na obavljanje opisanih zadataka zove se elektronički ured. Što to uključuje? Što se tiče hardvera, to je:

1. Jedna (nekoliko) elektroničkih računala, koja su, eventualno, umrežena.
2. Sredstva za tiskanje.
3. Modem (ako je potrebno, za povezivanje s globalnom mrežom ili geografski udaljenim računalom).
4. Sredstva kopiranja dokumenata.
5. Skeneri.
6. Vrpce.
7. Prozirna oprema.

Od softverskih proizvoda potrebno je spomenuti:

• uređivač teksta;
• proračunska tablica;
• sustav za upravljanje bazom podataka;
• program za analizu;
• grafički urednik;
• program prezentacije;
• faks modemski uređaji;
• prijevod programa.

To sve može ići pojedinačno ili unutar integriranog paketa. S druge strane, razgovarajmo detaljnije.

O integriranom paketu

Zašto samo o njemu? Činjenica je da postoji mnogo pojedinačnih programa. Stoga imaju dovoljno i generalizirajuće riječi i jednostavan popis. S integriranim paketima stvari su mnogo zanimljive. Pitanje je da sadrže interaktivne softverske proizvode. Ako govorimo o korištenju informacijske tehnologije, prije svega treba obratiti pozornost na uređivanje teksta, proračunsku tablicu i sustav upravljanja bazom podataka. No, glavno obilježje programa koji su uključeni u jednom paketu je imati zajedničku korisničko sučelje koje vam omogućuje da primijeniti iste / slične tehnike za rad s različitim proizvodima. Interakcija je na razini dokumenta. To jest, ako smo stvorili datoteku u jednom programu, onda se može umetnuti u drugi iz istog paketa, mijenjajući, ako je potrebno. Zajedničko sučelje omogućuje vam da smanjite potrošnju na obuku ljudi. Još jedna prednost integriranih paketa je da cijeli skup troši znatno manje od kupnje programa zasebno. Primjer je prilično poznati "Microsoft Office". Ako govorimo o informatičkoj tehnologiji u javnoj upravi, taj paket je posvuda. Većina je, međutim, ograničena na uređivač teksta i alat za rad s tablicama. Ali to nije sve njezine primjene. Uostalom, ona nudi značajan alat za upravljanje projektima, bazama podataka, prezentacijama i još mnogo toga.

O bazama podataka

Oni se koriste za koncentraciju baza podataka svih potrebnih postupaka i podsustava organizacije, kao i osigurati njihovu obradu tehnologije na operativnoj razini. Informacije mogu doći iz unutarnjih i vanjskih izvora. U ovom slučaju, stručnjaci bi trebali biti u mogućnosti obavljati osnovne tehnološke operacije za rad s podacima. Razmotrimo mali primjer. Recimo da imamo bazu podataka, koja se sastavlja od informacije o dnevnim prodaje, prodajnim agentima koji se prenose na poslužitelj, ili da prikupljamo podatke o tjednoj opskrbi sirovinama. Nije važno. Kao još jedna opcija - putem e-maila primamo podatke o tečaju, kotaciji vrijednosnih papira - što volimo. Nakon unosa podataka u bazu podataka, ona se prenosi na računalne aplikacije. To može biti tekstualni ili tabularni proces ili bilo koji drugi program s kojim se obavlja rad. Prijenos se može pokrenuti ručno ili podesiti na automatski način rada. Dobivene informacije koriste se za obradu, analizu, prijenos, pohranu ili replikaciju. Sve ovisi o ciljevima koji se traže.

Što još postoji?

Jedinstvenu bazu podataka ne iscrpljuju informacijske tehnologije u upravljanju poduzećem. Osim toga, koriste:

1. E-mail.
2. Audio pošta.
3. Telekonferencija. Korištenje računala.
4. Elektronički kalendar.
5. Audio i video konferencije.
6. Tekst videozapisa.
7. Faksimilna komunikacija.
8. Pohrana dokumenata.

Počnimo s e-poštom. Ovaj alat temelji se na umreženoj upotrebi računala. Omogućuje slanje, primanje i spremanje poruka. Ali ovdje postoji samo jednosmjerna komunikacija. Da biste to učinili obostrano trebate više puta primati i slati poruke. Ovaj alat, ovisno o funkcijama u njemu, može ponuditi različite mogućnosti. Dakle, jedan klijent e-pošte može slati tekst, zvuk i slikovne datoteke, a druge - samo riječi. Kada koristite e-poštu, možete stvoriti vlastiti ili koristiti ponudu posebnih organizacija. U svakom slučaju, to zahtijeva novac. Sljedeća informacijska tehnologija je audio pošta. Koristi se za glasovnu razmjenu poruka. Kao primjer, možete koristiti načelo automatske sekretarice koja bilježi sve što je pozivatelj rekao. No, u ovom slučaju, telefon se uglavnom koristi, jer je to idealan uređaj za pretvaranje audio signala u digitalni kod. Osim toga, on može provesti taj proces u suprotnom smjeru. Česti slučajevi i korištenje računala za te svrhe. Također možete koristiti audio mail za rješavanje grupnih problema. Kao primjer, možemo navesti slučaj kada je popis osoba navedeno da bi trebali primiti ovu poruku. A sustav će ih prenijeti na njega. Glavna prednost u odnosu na prvu mogućnost je da ne morate koristiti tipkovnicu.

Elektronički kalendar i konferencije

To je u velikoj mjeri podcijenjeno sredstvo koje uvelike olakšava upravljanje osobljem. Prije svega, razgovarajmo o elektroničkom kalendaru. Ovo je prikladan alat koji vam omogućuje pohranjivanje i manipuliranje radnim rasporedom zaposlenika organizacija. Upravljanje osobljem je uvelike olakšano jer osoba zadužena može imenovati ljude za smjene, postaviti vrijeme za sastanke ili druge događaje. Istodobno, zaposlenici ne moraju nužno ići negdje i tražiti nešto od nekoga. Dovoljno je samo otići na elektronički kalendar. Treba napomenuti da postoji velik broj takvih alata, od kojih mnogi mogu pohvaliti značajnom funkcionalnošću. Dakle, u automatskom načinu rada, vrijeme se može koordinirati s već utvrđenim rasporedom i mnogim drugim stvarima.

Sada razgovarajmo o konferencijama. Ukupno se razlikuju tri vrste. Općenito se nazivaju "telekonferencije". Iako je u praksi divizija značajnija. Dakle, dodijelite računalo, audio i video konferencije. Svaki od njih ima svoje osobitosti. Usput, tako se dogodilo da kada govorimo o telekonferenciji, to obično znači raditi kroz računalo. Prvo ćemo razmotriti to. Računalne konferencije uključuju upotrebu mreže elektroničkih računala za pružanje razmjene informacija između članova skupine koji su uključeni u rješavanje određenog problema. Naravno, krug ljudi koji ga mogu privući prilično je ograničen. Iako su sudionici još uvijek više nego kod audio i video konferencija. Prilikom rada s računalom broj ljudi može biti nekoliko desetaka, stotina, a ako kapacitet omogućuje, čak i tisuće ljudi.

Audio i video konferencije

To su važne informacijske tehnologije u području upravljanja. Zašto? Uzmi, primjerice, audiokonferencije. Dopuštaju uspostaviti komunikaciju između teritorijalno uklonjenih odjela organizacije ili odvojenih radnika. Kao primjer implementacije, moguće je razgovor nekoliko pretplatnika dovesti u jednu sesiju veze putem telefona. U tom slučaju, mogu se koristiti obje dostupne (ugrađene) komponente i dodatni uređaji. Bitna prednost ove metode uspostavljanja komunikacije je nepostojanje zahtjeva za znatnom količinom tehnologije. Obično je dovoljno imati samo moderan telefon. Na taj način, proces donošenja odluka uvelike je olakšan. Prikladan je i mnogo jeftiniji. Videokonferencija se koristi za iste svrhe. No, u ovom se slučaju koristi određena oprema. Iako prisutnost računala još uvijek nije potrebna. U tom slučaju sudionici konferencije, koji borave na znatnoj udaljenosti, mogu vidjeti svoje sugovornike na TV zaslonu, i, ovisno o funkcionalnosti, sami. Zajedno s slikom se prenosi i zvuk. Korištenje tih alata omogućuje vam uštedu troškova putovanja i prijevoza, vremena i privlačenja maksimalnog broja potrebnih radnika za rješavanje određenih problema.

Video tekst, pohrana dokumenata i komunikaciju s faksom

Neke informacijske tehnologije u ekonomiji i menadžmentu već gube svoje stajalište i često (nisu) spomenute kao moralno zastarjele opcije. Za takav je moguće nositi faksimilnu vezu. Ipak, to će se ipak razmotriti. Uzmimo sve u redu. Prije svega, razgovarajmo o tekstu videozapisa. Ova tehnologija temelji se na korištenju računala, uz pomoć koje proizvodi i prikazuje grafičke i tekstualne informacije. U tom slučaju djeluju na tri načina: samostalno izraditi datoteke, sklopiti ugovore sa specijaliziranim organizacijama za razvoj, pristupiti već stvorenim drugim dokumentima. Najpopularniji pristup je razmjena kataloga i cjenovnih oznaka. Još jedan obećavajući smjer je skladištenje dokumenata. Što je to? U posljednjih nekoliko stoljeća, došlo je do tendencije povećanja protoka dokumenata. I morate sve više i više pohraniti. I ne samo tekst, ali i grafički, video i audiozapise i brojni drugi. Ponekad broj dokumenata može doseći takvu razinu da skladištenje uzrokuje značajne probleme. Stoga je široko rasprostranjena praksa njihova digitaliziranja i pohranjivanja u oblak ili na određenom fizičkom mediju na području organizacije. Ako je potrebno, lako se mogu izdvojiti, obrađivati, mijenjati, prikazivati ​​i / ili tiskati. Istovremeno, potrebno je vrlo malo prostora za spremanje podataka. Na jednom optičkom disku lako se može uklopiti oko 200.000 tekstualnih stranica! To je osobito važno ako netko traži informacijske tehnologije za upravljanje projektima. Uostalom, skladištenje dokumenata obično prati praktičnost usklađivanja njihove upotrebe. I konačno - faksimil. Zašto je to? Ova veza temelji se na korištenju faks uređaja, koji vam omogućuju brzo slanje dokumenata članovima grupe. Mogu čitati dokumente na jednom kraju komunikacijskog kanala i igrati s druge strane.

zaključak

Ovdje su ukratko i smatrali informacijsku tehnologiju. Treba napomenuti da veličina članka očigledno nije dovoljna da razmotri sve radne trenutke i njihovu penetraciju u naše živote. Moglo bi se obratiti pozornost i reći o informacijskim tehnologijama u općinskoj vladi. Čitatelj je znao da je sada moguće u interakciji s stambenim i komunalnim uslugama u mnogim gradovima putem online usluge? Ako nešto ne zadovoljava ili prekine svoje znanje, dovoljno je napisati odgovarajućim strukturama i poslati stručnjaka (električara, vodoinstalatera) kako bi riješio problem. Slažem se, ovo je prikladno. Istodobno prodiru u sve sfere života, a jedna stambena i komunalna služba nisu ograničena. Informacijske tehnologije u upravljanju obrazovnim, medicinskim i drugim javnim uslugama koje su nam neophodne omogućuju osjećaj ugode. Razmotrimo primjer? Dodirnimo se na područje obrazovanja. Posljednjih godina pojavljuju se elektronički časopisi, gdje se studenti i studenti ocjenjuju. Raspored lekcija i parova nalazi se na Internetu. Manje i manje papira ostaje u svakodnevnom životu, a utjecaj informacijske tehnologije postaje sve jači.