Čin prijenosa dokumenata - kada i zašto je to potrebno

Zaključivanje bilo koje transakcije zahtijeva potvrdu dokumentacije. Pored izrade potrebnih dokumenata, često se traži prijenos službenih dokumenata od jedne ili više pravnih subjekata. Takav prijenos je pravni postupak i zahtijeva potrebni pisani oblik. Dokumentirani dokaz o događaju je čin prijenosa dokumenata koji su sastavljeni u određenom obliku i potpisuju svi sudionici.

Takav se akt pravno opravdava pod uvjetom da je sastavljen u skladu s pravilima vođenja evidencije i dostupnosti svih potrebnih potpisa. Jedna banka ili jedinstven oblik ne postoji u svim slučajevima, jer su situacije koje zahtijevaju prijenos dokumenata vrlo različite. Stoga je oblik ovog dokumenta u svakoj posebnoj situaciji različit.

Općenito, dokument se sastoji od tri obvezna dijela. Prvi dio, odmah nakon naslova "Zakon prihvaćanja-prijenosa dokumenti "(uzorak, u pravilu, ima svaku za sebe vrsta dokumenata), datum i mjesto sastavljanja, sadrži uvjete stranaka koje šalju i primaju. Za pojedince ovo je puno ime i podaci o putovnici, za organizacije - puno ime i podatke predstavnika. Ako se dokumenti prenesu između različitih odjela iste organizacije, trebate navesti nazive strukturnih jedinica (prijenos i prijem), kao i imena predstavnika.

U drugom dijelu, prijenosni akt sadrži stvarni popis dokumenata koji se prenose, navodeći serijske brojeve i podatke o registraciji koji se odražavaju u računovodstvenim dokumentima. Najprikladnije je organizirati takav popis u obliku tablice.

Posljednji dio akta trebao bi ukazivati ​​na broj kopija i potpise stranaka. Za predstavnike organizacija u blizini potpisa potrebno je navesti pozicije i vodstvo dekodiranje potpisa. Potvrda mora biti potvrđena i pečatom organizacije.

U slučaju prijenosa osobito važnih dokumenata, prijenosni akt izradi posebnu komisiju koja je kreirana po nalogu glave. U ovom slučaju, potpisi, nazivi i pozicije svih članova povjerenstva obvezni su.

Obrnuti prijenos dokumenata moguć je samo na posebnoj primjeni formiranog obrasca uz prijenos prenesenih dokumenata. Ako su neki dokumenti izgubljeni, to bi također trebalo odražavati u aplikaciji.

U kojim slučajevima treba sastavljen je akt prijenos? U tijeku osoblja dokumenata, prijenos dokumenata od jednog zaposlenika u drugu vrši se u slučaju dopusta, otkaza, prelaska na drugi odjel. Osim toga, taj je akt sastavljen kada se dokumenti prenesu u arhivu radi skladištenja ili uništavanja. Sve potrebne informacije o kretanju dokumenata ogledaju se u posebnom časopisu ili mapi. Čin slanja i primanja dokumenata mora sadržavati potpuni popis, bez obzira na broj listova ili svezaka.

Za zakonito kompetentno i pravilno sastavljeno djelo prijenosa, služba za ljudske resurse organizacije mora imati popis potrebnih regulatornih dokumenata. Obvezni dokumenti osoblja uključuju odredbu o naknadi za rad, interni propisi, ugovor o radu, stol za osoblje, narudžbe za osoblje, rasporedi blagdana, osobne iskaznice zaposlenika i njihove radne knjige, prijave zaposlenika za dopust i otkaz, i niz drugih.

Osobito odgovorni proces je prijem i prijenos radnih knjiga, u slučaju gubitka procesa oporavka povezan je s znatnim poteškoćama. Također najvažniji dokument je knjiga zapisnika radnih knjiga, koja sadrži potpise oba zaposlenika i otpuštena. Prijenos radnih knjiga preporučuje se provesti u obliku posebnog aneksa akta kojim se navodi redoslijed i broj svake knjige, uključujući i one koji nisu zatraženi.

U nekim je slučajevima predviđeno prenošenje kopija dokumenata, uglavnom to vrijedi za tajne ili pravne dokumente ili dokumente stroge odgovornosti.

U slučaju gubitka određenih dokumenata i pojave nesuglasica na tom pitanju, čin prihvaćanja i prijenosa je glavna pravna osnova za rješavanje sporova. Stoga je njezin pravilan dizajn toliko važan, to je bolje ako je napravio stručnjak s iskustvom u radu s dokumentima.