Vrste nomenklature slučajeva, njihove osobine i svrhe

Organizacija učinkovitog tijeka rada u poduzeću je nemoguća bez stvaranja odgovarajućih uvjeta za to. Jedan od njih nomenklatura slučajeva u elektroničkom obliku

Nomenklatura slučajeva: koncept, vrste, sadržaj, značenje

Prije opisivanja redoslijeda stvaranja potrebno je razumjeti terminologiju. Vrste nomenklature predmeta predstavljaju kategorije razvijene u dugotrajnu kompleksa obliku sustavne imena navodi dokumente koje generira poduzeće u svojoj djelatnosti, što ukazuje razdoblja skladištenja. Potrebni su za brzo traženje potrebnih radnji. Kvaliteta nomenklature ovisit će o brzini rada s radovima. Popisi se koriste za distribuciju i grupiranje implementiranih dokumenata u mape, konsolidaciju indeksiranja, uspostavljanje razdoblja pohrane. Oni pružaju stvaranje referentnih datoteka i služe kao izvor računovodstvenih informacija. U praksi takva vrste nomenklature predmeta, kao tipičan, približan, pojedinac. Poduzeće je dužno samostalno razraditi popis uzimajući u obzir specifičnosti svojih aktivnosti.

zahtjevi

s obzirom na vrste nomenklature slučajeva, njihove osobine i svrhe, normativni akti definiraju pravila korištena u njihovoj izradi. Prilikom sastavljanja popisa trebali biste:

1. Pratite jedinstvo pristupa organizaciji računovodstva, opisa, sistematizacije, traženja i skladištenja dokumentacije.
2. Upotrijebite indeksiranje. Omogućuje uvođenje izmjena, ispravaka i dodataka relevantnim odjeljcima popisa.
3. Kontrolirajte stabilnost indeksa.

Opće značajke

Razmislite kratko imenovanja i vrste nomenklature predmeta, gore spomenuto. Pojedinačni popisi su razvijeni za određenu organizaciju. Odražavaju dokumentaciju koja se koristi u svakodnevnim aktivnostima. U jednoj industriji, u pravilu, sudjeluju poduzeća koja koriste istu vrstu akata. Za njihovo ujedinjavanje i grupiranje koriste se tipični i primjerie nomenklatura poslova. Potonji imaju karakter preporuke. model vrste nomenklature slučajevi su obvezni. Oni obično uspostavljaju jedinstvenu indeksiranost za poduzeća diljem industrije (sustava). Tipične i uzorne nomenklature sastavljaju organizacije na višoj razini. Oni djeluju kao osnova za formiranje pojedinačnih popisa za određena poduzeća. Oni, zauzvrat, podliježu dogovoru s višim strukturama. Vrste nomenklature predmeta i njihov dizajn su u nadležnosti kvalificiranih stručnjaka. Oni su uključeni u sastavljanje popisa i organiziranje rada s njima. Formirane nomenklature moraju biti usklađene s uredom i arhivom poduzeća.

Važna točka

Nomenklatura predmeta mora biti prisutna u svakom poduzeću, bez obzira na postojanje modela ili indikativnog popisa. Za organizaciju, razvoj kompozitnog dokumenta smatra se optimalnim. To uključuje sve vrste nomenklature predmeta podjele. Konsolidirani popis usklađen je s odgovarajućom arhivom. Nakon odobrenja od strane glave, odjeli ekstrakata šalju se u strukturne jedinice za uporabu u radu.

Specifičnost kompilacije

Za zaposlenike koji razvijaju popise, važno je znati ne samo ono što, kakve postoje nomenklature slučajeva, ali i sastav, broj dokumenata koji se koriste u poduzeću. U svojim aktivnostima, stručnjaci koriste položaj organizacije, struja i prošlogodišnji popis djela, osoblja, klasifikacije, inventar, referentne datoteke i tako dalje. Klasifikacija nomenklatura shema ovisit će ponajprije o strukturi poduzeća. Od velike važnosti su funkcije koje organizacija provodi. S tim u vezi, i unutarnje podjele i zadaci upravljanja mogu poslužiti kao kategorije klasifikacije.

Vrste dokumenata

Nomenklatura predmeta treba sadržavati sve radnje koje odražavaju aktivnosti poduzetnika. Dokumenti koje koriste javne udruge uključeni su u popise organizacije u kojoj su osnovana. U nomenklaturi mogu postojati nepotpuni slučajevi koji dolaze od poduzeća treće strane za rješenje, referentne kartice. Tiskana izdanja nisu uključena u popis. Konkretno, oni uključuju zbirke rezolucija, bilteni, referentne knjige, sažetak, brošure, indekse i tako dalje. Alfabeti i drugi prateći materijali nisu uključeni u nomenklaturu, što ne odražava glavne smjernice rada organizacije.

Opći poredak

Tekst nomenklature predmeta formaliziran je u obliku popis odjeljaka i pododjeljaka klasifikacijske sheme. U ovom slučaju označeni su naslovi zbirki dokumenata. Potrebne informacije iz dokumenata bilježe se u obliku izjava. Zatim se koriste za formiranje nacrta nomenklature. Popis može izgledati kao tablica. Na primjer:

Nomenklatura slučajeva u odgojnoj školi od 8 vrsta

Definicija izraza naslova

Provodi se prema utvrđenim pravilima. Konkretno, oni moraju:

1. U općenitom obliku jasno odražava sadržaj slučaja, sastav dokumenata koji se nalaze u njemu, vrsta i funkcionalni identitet.
2. Uključite obvezne elemente koji se nalaze u jasnom slijedu:

• Upišite naziv ili podtip. To može biti dopisivanje, časopis, zapovijedi, protokoli i tako dalje.
• Naziv organizacije / strukturne jedinice. Ovdje ćete pronaći informacije o programeru / autoru dokumenta.
• Naziv poduzeća u kojem se upućuju akti koje treba poslati ili od kojih se namjerava obraditi.
• Kratak opis dokumenata.
• Naziv teritorija s kojim se povezuje sadržaj akata.
• Razdoblje (datum) kojem pripada dokumentacija koja se nalazi u slučaju. Ovdje također možete pronaći informacije o prisutnosti kopija.

Djela o jednom pitanju

U formuliranju naslove slučajevima u kojima postoje takvi radovi, ako se ne radi izvršenja slijed, riječ „Dokumenti”, a na kraju (u zagradama) pokazuju njihove glavne vrste. To može biti izvještaji, planovi, itd formulacije mogu primjerice biti kako slijedi :. „Dokumenti o seminarima na arhiva u poduzeću (popis preporučenih nastavnih publikacija, popisi)”.

prepiska

Naslovi slučajeva u kojima je sadržan uključuju odgovarajući termin. Nakon što je naznačena riječ "korespondencija", o tome koji je problem i s kojim je provedena. U naslovu slučajeva u kojima postoje pisma homogenih dopisnika, njihova imena nisu dana. Umjesto toga, navedite njihove zajedničke vrste. Tekst, na primjer, može biti: "Korespondencija s granama organizacije o pitanjima godišnjeg izvješćivanja i planiranja". Ako u konkretnom slučaju postoje pisma raznih dopisnika, oni također nisu navedeni. U tom slučaju treba navesti samo predmet komunikacije. Na primjer: "Korespondencija na pitanjima koja se odnose na prilagodbu osoblja". Ime određenog dopisnika naznačeno je samo kad slučaj sadrži samo osobe i njega pisma.

Dokumenti koji se odnose na određena lokaliteta

Ako se takvi postupci formiraju, tada se nazivi odgovarajućih upravno-teritorijalnih jedinica navode u naslovima. Treba uzeti u obzir nekoliko nijansi:

1. Ako se sadržaj skupa dokumenata odnosi na nekoliko homogenih područja, njihova specifična imena nisu navedena. U tom se slučaju daje naziv zajedničkog tipa. Tekst može biti: "Dokumenti o organizaciji interakcije između šefova Ministarstva obrane protiv borbe protiv terorizma".
2. Ako se sadržaj odnosi na jednu administrativno-teritorijalnu jedinicu, njegovo ime je naznačeno u naslovu.

dodatno

U naslovima slučajeva u kojima su uključeni planiranje / izvješćivanje, navedeni su podaci o razdoblju za koje su sastavljeni. To može biti četvrtina, godina, pola godine. U naslovima slučajeva koji se koriste za sintezu homogenih dokumenata, naslov potonjeg je naznačen u množini. Na primjer: "Narudžbe za promociju zaposlenika organizacije".

Stvaranje svezaka

U slučajevima u kojima se pretpostavlja da će biti formirana od nekoliko dijelova (na primjer, s značajnu količinu dokumentacije), prvi formulirao zajedničko zaglavlje, a zatim (ako je potrebno) - naziv za svoje dijelove. Potonji obavljaju funkciju rafiniranja. Na primjer: "Bilješke o uslugama za 2015.", "Volumen 1. Napomene o usluzi za prvu polovicu 2015.". Tijekom formiranja i registracije dokumentacijskih kompleksa mogu se navesti naslovi. Istodobno, zabranjeno je u njih uključiti racionaliziranu, nepreciznu riječ. Konkretno, uporaba takvih riječi kao "razno", "opća korespondencija" i tako dalje nije dopuštena. Preporuča se izbjegavanje upotrebe složenih skretanja i uvodnih riječi.

aerodinamičnost

Može se provesti na dva načina:

1. U procesu formiranja nomenklature cijele organizacije, naslov na slučajevima uključujući organizacijske i upravne akte završava na početku popisa. Nadalje, prema redoslijedu važnosti, navedene su nazive za druge kategorije (ugovorna, planiranje i izvješćivanje, itd.). Konsolidacija slučajeva u strukturi sekcija, kao i dodjeljivanje potonjih naslova, provodi se uzimajući u obzir vrstu i funkcionalnu međusobnu povezanost akata unutar njih.
2. Prilikom sastavljanja konsolidiranog popisa nazivi odjela biti će nazivi odjela, na temelju shema klasifikacije za koje su sastavljeni. Imena su u skladu s tablicom za osoblje.

Određivanje vremena

Potrebno je prethodno uspostaviti razdoblja kako bi se osigurala organizacija redovitog nadzora njihove usklađenosti, pravodobno ispravljanje režima skladištenja. Na primjer, razdoblje se može promijeniti s privremenog na trajno ako postoji osnovu za to. Uspostavljanje razdoblja provodi se u skladu s informacijama o standardnom (odjelnom) popisu dokumenata koji se stvaraju tijekom rada poduzeća. Ako nema takvog popisa, upotrebljava se nomenklatura približna / tipa. Određivanje razdoblja skladištenja također se može provesti u dogovoru s nadležnim tijelima Saveznog arhiva.

Dodjeljivanje indeksa

To se provodi za brzu i nepogrešivu identifikaciju slučajeva, kao i dokumente koji su uključeni u njih. Indeks je simbol, izrađen pomoću arapskih brojeva. Može uključiti kod odjela uz dodatak rednog broja relevantnog slučaja (putem crtice). Na primjer, računovodstvenom odjelu dodjeljuje se kod 05. Godišnje izvješće je dokument koji otvara odjeljak. Sukladno tome, u slučaju koji sadrži taj akt, kao sastavni dio konsolidiranog popisa, dodjeljuje se indeks 05-01.