Arhivski ured organizacije organizacije: GOST, upute, dokumenti, pravila. Metodijske preporuke za arhivsko čuvanje podataka

Pravila arhivske evidencije sadrže ključne zahtjeve za rad s vrijednosnim papirima i materijalima koji nisu uključeni u tekuće poslovanje tvrtke. Oni su formulirani u skladu s postojećim regulatorni okvir,

Sfera distribucije

Metodijske preporuke Na arhivskom zapisniku djeluju u odnosu na državne institucije. Također su obvezni za komercijalna poduzeća koja obavljaju određene vrste poslova. Konkretno, propisi u dijelu opisa, registracije, čuvanja i korištenja dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije, iz državnog vlasništva.

Pododjeljke poduzeća koja rade s filmom, pozadinom, videom, fotografskim materijalom, kartografskim, znanstvenim i tehničkim te telemetrijskim informacijama vode se utvrđene odredbe za planiranje i izvještavanje.

Obveza i pravo na formiranje arhiva u organizacijama za privremeno skladištenje AF RF dokumentacije predviđeno je u Osnove zakonodavstva o granama (od 1993.), Pravilnikom (od 1994. i 1998.). Zakonske akte formiraju i pravni akti od regionalnog značaja. Razmatrana pravila ne primjenjuju se na dokumente čiji je rad reguliran Saveznim zakonom br. 5485-1 i Predsjedničkom uredbom br. 1203 od 30.11.1995.

završetak

To predstavlja sustavno nadopunjavanje baze podataka odjela tvrtke. Akvizicija uključuje definiciju:

1. Izvori.
2. Sastav materijala koji treba primiti.

U okviru ove aktivnosti provodi se i izravni prijenos dokumenata u arhivu. Izvori su:

1. Pododjeljke poduzeća.
2. Fizičke osobe.
3. Pravne strukture.

Sastav materijala

Uputa o upravljanju arhivskim zapisima utvrđuje da se stjecanje obavlja u slučajevima privremenog (više od 10 godina) i stalnog pohranjivanja. Informacije o osoblju također su općenite. Predmeti čiji je rok skladištenja kraći od 10 godina, u pravilu se ne prenose u arhivu. Sadržane su u relevantnim poslovnim jedinicama. Na kraju razdoblja skladištenja takvi slučajevi podliježu uništenju. Informacije o pojedinom karakteru prenose se na zahtjev vlasnika. Poslije toga šalju se u državnu arhivu za trajno održavanje. Prijenos je također podložan materijalima preduzeća i likvidiranih podređenih struktura.

Arhivski uredski rad i nomenklatura

Ovlašteni zaposlenici koji rade s informativnim materijalima poduzeća sastavljaju sustavni popis slučajeva. Naziva se nomenklatura. Kada se formira, vrijeme skladištenja materijali. Naputak o upravljanju arhivskim zapisima zahtijeva da ovlaštena jedinica prati i pomaže sigurnosnoj službi u pripremi nomenklature. Sustavni popis služi kao osnova za formiranje inventara informacijskih materijala trajne i privremene pohrane (do 10 godina). Nomenklatura je također glavni računovodstveni dokument. Upotrebljava se za registraciju slučajeva privremenog skladištenja, uključujući one koji imaju razdoblje kraće od 10 godina. Shema sistematizacije koju je utemeljila nomenklatura može se primijeniti pri izradi kartirane datoteke izvršenim certifikatima.

klasifikacija

Upravljanje arhivskim dokumentima provodi se u tri vrste nomenklature:

1. Tipični.
2. Uzorno.
3. Pojedinac (za određeno poduzeće).

Prva određuje sastav materijala koji se formiraju u istoj vrsti ustanove. Standardna nomenklatura smatra se normativnim dokumentom. Približna sistematizacija određuje približan sastav informacijskih materijala za poduzeća, kojima se njezina operacija proteže, indicirajući indekse. Ima znakovni znak. Ove vrste sistematizacije koriste se u formiranju pojedinačne nomenklature i prenose se na nju nepromijenjene.

Značajke pripreme

Dokumenti na arhivskom zapisniku gospodarstva su sustavni prema utvrđenom obliku u skladu s nomenklatulama strukturnih odjela. Potonje bi trebale biti dogovorene i potpisane od strane voditelja.

Nomenklatura poduzeća sastavljena je na zajedničkom obrascu. Ona ga vidi od strane šefa arhive ili od strane odgovorne osobe, potpisuje šef službe sigurnosti ili zaposlenik koji je ovlastio. Nomenklatura mora biti odobrena od strane stručne komisije, nakon čega ga odobrava ravnatelj tvrtke. Nakon provedbe ovih postupaka, voditelji strukturalnih odjela tvrtke dobivaju ekstrakti relevantnih odjeljaka.

Nomenklatura za narednu godinu formirana je tijekom zadnje četvrtine tekućeg razdoblja. Pomirenje se obavlja najmanje 1 put u 5 godina. Kada se struktura i funkcije poduzeća promijene, formira se nova nomenklatura.

Postupak za izradu slučajeva

Oblikovanje se odnosi na grupiranje izvršenih radnji sukladno nomenklaturi. Upravljanje arhivskim zapisima organizacije uključuje sistematizaciju informativnih materijala sukladno imenu mapa. Nije dopušteno grupiranje dubletnih i grubih kopija. Izuzetak su posebno vrijedni nosači. Zabranjeno je stavljanje papira u mape.

Upravljanje arhivskim zapisima obavlja se centraliziranim radom s materijalima od strane službe za informiranje, au slučaju decentraliziranog rada, obje strukturne jedinice i gore navedeni odjel. Grupiranje se provodi pod izravnim nadzorom osoba zaduženih za očuvanje prijenosnika podataka. Ako je potrebno, mogu biti uključeni i zaposlenici državne arhive.

Ključni zahtjevi

Upravljanje arhivskim dokumentima provodi se u skladu sa zahtjevima normativnih akata. Pri izradi mapa s nositelji podataka moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Materijali za privremenu i trajnu pohranu grupirani su odvojeno.
2. Jedna kopija svakog papira nalazi se u mapi.
3. Mapa bi trebala sadržavati materijale za jednu kalendarsku godinu. Međutim, od ovoga su izuzeci. Oni uključuju:

• Osobni poslovi koji se formiraju tijekom cijelog razdoblja relevantnog rada zaposlenika;
• materijali izbornih struktura i stalnih povjerenstava pod njima, zamjenske skupine koje su sustavizirane tijekom razdoblja njihova sazivanja;
• radovi obrazovnih ustanova, dizajnirani i grupirani tijekom školske godine;
• kazališni materijali koji karakteriziraju aktivnost za sezonu;
• povijest bolesti i tako dalje.

Mapa ne smije biti veća od 250 stranica, debljine ne više od 4 cm.

Grupiranje regulatornih akata

Arhivski uredski rad uključuje sistematizaciju različitih vrsta prijenosnika podataka. Oni uključuju, između ostalog, upravne akte. Oni su grupirani prema vrsti i kronologiji s aplikacijama:

1. Odredbe, statuti, odobreni regulatornim aktima, djeluju kao njihovi aneksi. Skupljeni su zajedno. Ako su propisi, upute i statuti odobreni kao neovisni akti, oni se sustavno razvrstavaju u posebne slučajeve.
2. Nalozi viših struktura i odluke o njihovoj provedbi grupirani su prema uputama rada poduzeća.
3. Nalozi koji se odnose na osoblje su sistematizirani prema roku trajanja. S velikim brojem informativnih materijala, preporučljivo je zasebno grupirati akte koji se odnose na različite aspekte rada tvrtke.
4. Narudžbe u ključnoj liniji djelatnosti su sistematizirane odvojeno od akata na osoblje. Na primjer, redoslijed za upravljanje arhivskim zapisima uključen je u jednu mapu, a na imenovanje čelnika odgovorne jedinice drugu.
5. Odobrena ograničenja, izvješća, procjene, popisi naslova, planovi i slično. grupirane odvojeno od projekata za njih.
6. Položaj dokumenata u osobnim dosjeima vrši se redoslijedom kojim su zaprimljeni.
7. Osobni računi zaposlenika na plaće sustavni su u zasebnim mapama. Razvrstavaju se abecednim redom.
8. Pritužbe, prijedlozi, prijave građana koji se odnose na djelatnosti poduzeća, dokumentacija za njihovo razmatranje i provedbu grupiraju se odvojeno od individualnih zahtjeva za osobnim stvarima.
9. Sustavizacija korespondencije obično se provodi u kalendarskom razdoblju kronološkim redoslijedom. Odgovori se postavljaju poslije pitanja. U slučaju nastavka korespondencije na određenoj temi koja je započela u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u trenutnu mapu razdoblja. U tom je slučaju indiciran indeks prošlogodišnjeg poslovanja.

Registracija prijevoznika prihvaćenih za pohranu

Upravljanje arhivskim zapisima osigurava niz propisa za strukturne jedinice koji rade s radnim aktima. Dizajn prijevoznika može biti djelomičan ili potpun. To ovisi o roku trajanja. Puna registracija se provodi u odnosu na dokumente privremene (više od 10 godina), trajnog sadržaja, kao i djela na osoblje. To podrazumijeva:

1. Mapa mape vezivanja / vezivanja.
2. Numeriranje brojeva.
3. Izrada svjedoka stranice.
4. Ako je potrebno, formiranje unutarnjeg inventara.
5. Unos pojedinosti u pojedinosti naslovnu stranicu. Mogu se odnositi na naziv tvrtke, registracijski broj mape, zadnji datum i tako dalje.

Materijali privremenog skladištenja, uključujući i one koji imaju razdoblje kraće od 10 godina, obrađuju se dijelom. Dakle, dopušteno je ne organizirati radove u mapi, ne brojiti listove, ne sastavljati natpise.

nijanse

Arhivski uredski rad je vrsta aktivnosti u kojoj stručnjaci pružaju ne samo sigurnost nositelja informacija, već i priliku za rad s njima kad se takva nužnost pojavi. Zbog toga su djela sastava mapa podignuta na četiri probadanja na poklopcu kartona. Oni također mogu biti isprepleteni s mogućnošću čitanja tekstova, rezolucija, datuma, viza u svim radovima.

Pri pripremama za grupiranje, svi metalni pričvršćivači se uklanjaju. Materijali namijenjeni za trajnu pohranu i sastoji se od posebno vrijednih ili neformatirana djela nalaze se u mapama usmjernika tri ventila sa žicama ili u posebnim kutijama.

Kad prisutna u zatražen dokumentima osobne prirode (radnih knjiga, kartice, vojne kartice, itd). Oni su stavili u poseban omot i podnio na ostatak materijala. Na kraju mapa trebao bi biti čist svjedok. Na početku mape oblikuje se unutarnji inventar. Kako bi se osigurala sigurnost i redoslijed papira, svaki je list oznaen arapskim brojevima. To se pravilo ne odnosi na voditelja stranice i za obrazac oglasnog prostora. Broj je postavljen jednostavnom olovkom u desnom kutu na vrhu.

Svjedok

Izrađuje se u skladu s utvrđenim postupkom. Označeno je riječima i brojevima:

1. Broj listova s ​​brojem.
2. Broj stranica u internom inventaru.

Specifikacija numeriranja je također navedena u svjedočenju. Konkretno, kako bi se utvrdilo da li postoji slovima indekse, nedostaju kodovi, brojeva stranica lijepljenih fotografijama, velikim stranica formata, i tako dalje. Osim toga, na listu ukazuju na prisutnost tiskanje brošura u mapi, ako nisu označena u glavnom brojevima. List svjedoka posjeti izvornik. U njemu treba uočiti kasnije promjene u stanju i sastavu mape, s obzirom na relevantne akte. Nije dopušteno da list-svjedoka na stranici mapu ili neto prometu na zadnjoj stranici dokumenta u njemu naslov.

Unutarnji inventar

Formira se za pohranu i snimanje informativnih materijala privremenog (više od 10 godina) i trajnog sadržaja. Unutarnji inventar također je izrađen za slučajeve stvorene prema vrstama dokumenata čija naslanja ne otkrivaju njihov sadržaj. Oblik treba sadržavati podatke o rednim brojevima djela u mapi, indeksima, naslovima, datumima i brojevima stranica.

Priloženi zapis priložen je internom inventaru. Na slikama i riječima označen je broj dokumenata koji se nalaze u njemu, kao i broj listova koji ga čine. Inicijator je odgovoran za unutarnji popis. Ako je mapa vezana ili vezana bez praznine, list se zalijepi u unutrašnjost prednjeg poklopca.

Promjene u sastavu materijala u mapi trebale bi se odraziti na polje "Napomene". Posebno misli na povlačenje, zamjenu radova s ​​kopijama, uključivanje dodatnih dokumenata u mapu. Istodobno, priložene su reference na relevantne akte. U slučaju potrebe, može se stvoriti novi generalizirani unos u internu tablicu inventara, kao i oznaku mape.