Sastav dokumenata o osoblju, njihovim vrstama. Koje su narudžbe za osoblje?

Bez obzira na prirodu aktivnosti, svaka organizacija radi s ljudima. Pravna upis djelatnika je neophodna u svim fazama radnih odnosa. Sastav dokumenata o osoblju nastalim u tim slučajevima uključuje mnoge različite vrste radova, propisa i osobnih podataka.

Poslodavac je dužan ne samo nadležno voditi dokumente o registraciji osoblja, već i organizirati skladištenje, prijenos u arhivu i, ako je potrebno, uništenje. Sve ove radnje moraju biti u skladu s važećim zakonima.

Što je uključeno u sastav dokumenata o osoblju

Sve faze kretanja zaposlenika trebalo bi se odraziti na relevantne radove. Sastav dokumenata osoblja koji odražava kretanje osoblja obuhvaća sljedeće:

• dokumente vezane uz pretraživanje i zapošljavanje;
• dokumenti koji odražavaju trenutne aktivnosti zaposlenika;
• normativni akti kojima se regulira proces rada i kadrovski odnosi;
• različite narudžbe za osoblje, obje izdane u općem obliku i jedinstvene;
• dokumente koji uključuju osobne podatke o zaposlenicima;
• arhivski dokumenti o osoblju;
• osobni računovodstveni dokumenti i upitnici;
• drugo vrste dokumenata na osoblje.

Pravila registracije dokumenata o osoblju

Zaposlenici osoblja i tajničke službe poduzeća trebaju se sjetiti o potrebi izdavanja osobnih dokumenata u skladu sa zahtjevima zakona. Pravila propisana u regulativnim aktima poduzeća ne bi trebala biti u suprotnosti s višim poretkom.

Ispravno izvršenje dokumenata na osoblju poduzeća je navedeno u odgovarajućim uputama. U njemu s primjerima i referencama treba navesti sve nijanse pričvršćenja na rad s osobljem. Ovaj normativni akt izdaje i odobrava uprava organizacije i neodređen je.

Osobni dokumenti mogu se izdati i elektronički i papirnati. Ako je tekst rukom pisan, potrebno je pratiti točnost rukopisa i pokušati ne napraviti mrlje. Svaku ispravljenu pogrešku mora potvrditi pečat organizacije i potvrditi potpisom upravitelja.

Dokumenti o registraciji osoblja često su tajne prirode, jer sadrže osobne podatke koji su zaštićeni zakonom. Raditi s njima samo je dopušten samo strogo definiran krug stručnjaka.

Narudžbe za osoblje

U dokumentima službe za osoblje postoje dvije vrste naloga:

• redoslijed poduzeća u glavnoj djelatnosti, ali u vezi s radom zaposlenika;
• narudžbe za osoblje tvrtke.

Oni se razlikuju po načinu registracije, redoslijedu odobrenja, potpisivanja i objavljivanja. Osim toga, osoblje s osobljem obično radi. Također su pohranjeni i odvojeno od ostalih dokumenata. Takve narudžbe uključene su u dokumente o osoblju organizacije.

Većina osobnih naloga ima jedinstvene oblike. Udobnost rada s takvim oblicima podrazumijeva njihovo jedinstvo za tvrtku. Međutim, obvezna uporaba standardiziranih obrazaca propisuje se samo državnim strukturama i proračunskim organizacijama. Poduzeća s različitim oblicima vlasništva ne mogu se pridržavati ovih pravila.

Među osobnim nalozima najčešće se susreću:

• nalozi za prijam i razrješenje:
• nalozi za prijenos i prijenos;
• putni nalozi;
• narudžbe za sve Vrste odmora;
• normativni akti o ovjeravanju, obuci i usavršavanju, itd.

Svaka zapovijed o osoblju upozorena je na zaposlenika za kojeg se odnosi. Ako zaposlenik ne potpiše dokument iz nekog razloga, onda o tome sastavljen je akt.

Sve osobne narudžbe moraju proći obaveznu registraciju u posebnom časopisu. Istovremeno, dobivaju broj koji ukazuje na to da su registrirani i praćeni za njihovo izvršavanje. Kopija naloga nužno je vezana za osobnu datoteku, izvorni dokument čuva se zasebno godinu dana, nakon čega se šalje u arhivu ili uništi.

Dokumenti poduzeća o osoblju

U svakoj organizaciji, ovisno o obliku vlasništva i ostalim karakteristikama, bit će stvoreni različiti dokumenti na osoblju poduzeća. Njihov bi popis trebao biti naveden u uputama za vođenje kadrovske evidencije.

Najčešće je:

• stol za osoblje;
• popis položaja;
• radne knjige i prazne forme zapisnika o radu;
• kopije osobnih dokumenata zaposlenika;
• dokumente osobnih evidencija i osobnih dosjea osoblja;
• službene i druge upute i ugovore o radu zaposlenika;
• narudžbe ili nalozi koji se odnose na zaposlenike poduzeća u odnosu na primarno poslovanje;
• dokumenti o radu povjerenstva za ovjeravanje;
• upute i druge dokumente za obuku i daljnje usavršavanje;
• dokumente o godišnjem odmoru, transferima i poslovnim putovanjima;
• raznih narudžbi ili narudžbi na osoblju;
• Bilješke, izjave i opisi poslova zaposlenika itd.

Svaka tvrtka neovisno određuje potrebne vrste dokumenata za osoblje, kao i način njihove izrade i pohrane.

Prijava osobne datoteke

Najvažnije i potpune informacije o zaposleniku bilježe se u njegovu osobnom dosjeu. Sastav dokumenata i specifičnosti njihova stjecanja određuje svaka organizacija neovisno i mora biti propisana u normativnom dokumentu. Možete kopirati primjerke papira izravnim ili obrnutim redoslijedom ili obrascima po grupama.

Osobni se slučajevi mogu provoditi i za većinu zaposlenika organizacije, a isključivo za menadžere i vodeće stručnjake. Međutim, u praksi, većina organizacija preferira skup dokumenata i drugih informacija o svakom zaposleniku, bez obzira na njegov položaj i status.

Kategorije dokumenata i njihove kopije za pohranu u osobnom dosjeu zaposlenika:

• upitnik ili osobni letak služe za kombiniranje osnovnih biografskih podataka;
• kopije osobnih dokumenata i potvrđivanje obrazovanja i kvalifikacija - putovnicu, diplomu, svjedodžbe i potvrde;
• primjerak zapisnika o radu;
• zahtjev za prijem, prijenos i druge;
• kopije svih naloga za zaposlenika;
• primjerak ugovora o radu;
• druge osobne dokumente.

Svaki zaposlenik ima zasebnu mapu u kojoj su navedeni dokumenti i njihove kopije podnesene. Osobne datoteke čuvaju se odvojeno od ostalih osobnih dokumenata. Sadrže osobne podatke, pa stoga ne smiju biti dostupni neovlaštenim osobama.

Osobna kartica: kako se prijaviti?

Jedinstvena osobna kartica zaposlenika obvezna je za sve tvrtke, bez obzira na oblik vlasništva. To je osnovni dokument namijenjen računu radnika organizacije.

Osobna kartica sadrži sve osnovne podatke o zaposleniku. Napunite ga obično ručno, no dopušteno je primarno informiranje uz pomoć tehnologije. Osobna kartica čuva se cijelo vrijeme zaposlenik radi u organizaciji. Kod punjenja sekcije treba ispisati i zalijepiti umetak.

Prilikom popunjavanja osobne iskaznice obratite pozornost na kodove veze. Oni su označeni desno od tih tablica, informacije u kojima su ujedinjene. Informacije u ovim odjeljcima moraju biti u skladu s klasifikatora i drugim normativnim dokumentima.

Osobne iskaznice čuvaju se odvojeno od ostalih osobnih dokumenata, u sefu ili u metalnom ormariću s bravom. Ovaj dokument sadrži osobne podatke i podliježe strogo računovodstvu. Kada se zaposlenik otpusti, unosi se odgovarajući unos i obrađuje se osobna kartica za arhivsku pohranu.

Radna knjiga: registracija i pohrana

Radna knjiga je dokument koji potvrđuje radno iskustvo, dužinu službe i položaj zaposlenika. Njezino upravljanje je obvezno za sve. Započeo je na početku rada, a zatim prati osobu do umirovljenja.

Obveza kupnje praznih obrazaca i umetanja radnih knjiga počiva na računovodstvenom odjelu organizacije. Njegovi zaposlenici ih pohranjuju u svom sefu i izdaju ih na odjel osoblja na zahtjev. To se obavlja u odgovarajućoj knjizi računa. Uprava se ne preporučuje da prihvati obrasce od radnika i čiste linije radnih knjiga nepoznatog podrijetla.

Radna knjiga uvijek je rukom pisana. Zapisi su napravljeni s kemijskom olovkom s plavom tintom. Ako dođe do pogreške, mora se ispraviti i potvrditi potpisom uprave i pečat organizacije. Svi se unosi moraju pridržavati zakona i propisa.

Radne knjige pohranjuju se odvojeno od ostalih dokumenata, u sefu. Zabranjeno je davati zaposlenicima, a osobito trećim stranama. Ako zaposlenik organizacije mora dobiti informacije o zapisima u ovom dokumentu, kopija svih stranica je napravljena, zatim su vezana, a svaka stranica je ovjerena. Nakon razrješenja, radna knjiga se uručuje zaposleniku istog dana.

Operativna pohrana osobnih dokumenata

Pravilno skladištenje dokumenata od strane osoblja jedna je od glavnih dužnosti osoblja kadrovskih usluga. Informacije sadržane u njima odnose se na kategoriju osobnih podataka i nisu podložne objavljivanju. Osim toga, pohranjeni i obrađeni takvi dokumenti moraju biti u skladu s posebnim uvjetima.

Prije potpisivanja ugovora o radu s budućim zaposlenikom obvezno se podrazumijeva pismeno dopuštenje za obradu osobnih podataka. Kopija ovog dokumenta je podnesena u osobnoj ili u zasebnoj mapi.

Svi dokumenti koji se odnose na osobne podatke moraju se čuvati odvojeno od općih dokumenata. Pristup njima dopušten je samo HR stručnjacima i prvom čelniku organizacije. Trećim osobama i organizacijama strogo je zabranjeno otkrivati ​​osobne podatke zaposlenika. Iznimka su pravosudna i tužiteljska tijela, koja su se obratila službenom dokumentiranom zahtjevu.

Za pohranu osobnih dokumenata su zasebni nomenklatura slučajeva. Mapa i kutije s dokumentima smješteni su u ormarićima za zaključavanje. Poželjno je ih izolirati od izravne sunčeve svjetlosti i visoke temperature. Za veliki broj dokumenata, preporučljivo je dodijeliti posebnu sobu.

Osobne datoteke, upitnici i osobne iskaznice pohranjuju se on-line dok organizacija ne surađuje s određenim zaposlenikom. Nakon otpuštanja, poslane su za arhiviranje pohrane.

Narudžbe za osoblje čuvaju se godinu dana nakon izdavanja. Službene i druge upute neograničene su do otkazivanja. Raspored osoblja, kao i raspored godišnjih odmora objavljuju se svake godine i pohranjuju u odjelu za kadrove ili na računovodstvu godinu dana nakon završetka akcije.

Arhiviranje pohrane osobnih dokumenata

Nakon isteka vremena operativnog skladištenja, osobni podaci se šalju u arhivu dokumenata za osoblje. To može biti podjela organizacije ili autsajdera, češće državne organizacije.

Popis dokumenata koji podliježu dugoročnom arhivskom skladištenju je sljedeći:

• Osobne datoteke, upitnici i osobne iskaznice zaposlenih koji su otpušteni;
• neistražene radne knjige i labavo lišće;
• narudžbe i narudžbe za osoblje koje je isteklo rok trajanja;
• zapisnici za evidentiranje kretanja dokumenata o osoblju;
• stol za osoblje;
• rasporedi blagdana;
• druge dokumente čija je skrb predviđena zakonom ili komisijom.

Dokumente u arhivi izdaju službenici ili tajnici za ljudske resurse. Dugo je moguće pohranjivati ​​slučajeve i druge radove kako u samoj organizaciji tako i prema ugovoru u specijaliziranoj ustanovi.

Dokumenti u mapi za dugoročno pohranjivanje formiraju se po datumu, počevši od najstarijih. Treba pomno pratiti fizičku sigurnost papira i, ako je potrebno, izraditi i osigurati kopiju. Svi listovi kućišta su numerirani i povezani, nakon čega se sastavlja inventar.

Mape s dokumentima trebaju biti postavljene u strogom redoslijedu. U samoj sobi potrebno je održavati optimalnu temperaturu i nisku vlažnost, kao i izbjegavati izravno sunčevo svjetlo. Snijeg treba redovito čistiti od prašine i soba s dokumentima za obrađivanje glodavaca i drugih štetnika.

Uništenje osobnih dokumenata

Unatoč dugoročnom skladištenju, dokumenti o osoblju mogu biti uništeni. Prije ovog postupka održava se sastanak posebne komisije koja kolektivno odlučuje o daljnjoj sudbini osobnih dokumenata.

Uništavanje se uvijek događa strogo na inventaru, u prisutnosti svih članova komisije. To može biti gorenje, uništavanje brušenjem, prešanjem i drugim metodama.

Sastav osobnih dokumenata je višeznačan i raznolik. Zaposlenici kadrovskih službi i menadžment poduzeća trebaju znati kako ih ispravno registrirati, pohraniti i uništiti.