RACI matrica kao alat za upravljanje odgovornošću. RACI: dekodiranje

Jedan od najčešćih uzroka neuspješnih projekata je pogrešno dodjeljivanje funkcija među članovima tima. Sigurno ste već naišli na ovo: u najmanjoj poteškoći, sudionici počinju tražiti krivnju i bacaju odgovornost jedni na druge umjesto rješavanja problema. I samo da bi izbjegli takve situacije, izmišljena je RACI matrica - jednostavan i učinkovit alat za planiranje ljudskih resursa.

"Pod mikroskopom": 4 ključne uloge u svakom projektu

Distribucija zadataka je jedna od glavnih odgovornosti menadžera. Ali u praksi sve izgleda drugačije: glava jednostavno imenuje članove tima s očekivanjima da će stručnjaci odlučiti tko i što bi trebali učiniti. Ali što će se dogoditi ako je rok bio slomljen ili je proizvod koji nije kvalitetan? "Ja to ne radim", "nisu mi rekli" hellip- i nema korisnih radnji.

Kompetentno izgrađena matrica odgovornosti RACI omogućuje rješavanje mnogih problema. Prema ovoj tehnici, bez obzira na složenost i opseg rada, član tima svakog projekta izvodi jednu od četiri uloge.

R - Odgovorni

Prijevod Odgovoran znači "izvođač". Ovo je zaposlenik na kome odgovornost za obavljanje određenog sudionika djela leži izravno. Međutim, u većini slučajeva on ne odabire metode rješavanja i poštuje voditelja projekta.

Ova uloga dodjeljuje se kompetentnim zaposlenicima i stručnjacima - ljudima koji znam kako to učiniti. U RACI-u, izvođači obavljaju takve funkcije:

• odrediti što točno treba učiniti za provedbu projekta i koliko će dugo trajati (pod uvjetima koje nameće "vrh");
• napraviti popis potrebnih resursa;
• sudjelovati u koordinaciji i odobravanju tehničke dokumentacije;
• analizirati napredak projekta i srednje rezultate;
• dajte voditelju izvješća o obavljenom poslu.

Postoji nekoliko takvih ljudi u timu. Osim toga, ta se uloga može kombinirati s drugima. Najčešća kombinacija je Odgovorni + Odgovorni (u prijevodu - "odgovorni + izvršitelj").

A - Odgovorno

"Odgovoran" ili "odgovoran" glavni je voditelj projekta. On je odgovoran za osiguravanje da zadane zadatke budu dovršene na vrijeme, uz traženu razinu kvalitete i unutar dodijeljenog proračuna. Osim toga, A:

• odabire izvršitelje i tim za upravljanje projektima;
• dodjeljuje zadatke svim sudionicima;
• kontrolira napredak rada;
• raspoređuje resurse između izvođača;
• vodi evidenciju o korištenju resursa, a također opravdava kustosu potrebu dodjele dodatnih sredstava;
• razmatra ideje i prijedloge ostalih članova tima, može ih odobriti ili odbiti.

Obično voditelj projekta djeluje kao "veza" između kupca ili top menadžmenta i tima.

C - Savjetuje se

Treća uloga u RACI matrici je "konzultant" (ponekad se naziva i "kustos"). Zajedno s voditeljem sudjeluje u upravljanju projektima, ali prije svega se bavi rješavanjem strateških pitanja:

• odobrava sve promjene u opsegu i trajanju rada;
• raspoređuje sredstva potrebna za provedbu projekta;
• ako je potrebno, koordinira s kupcem potrebu za povećanjem proračuna;
• dobiva od voditelja izvješća o obavljenom poslu;
• donosi odluke u svim nepredvidivim situacijama, u slučaju kritičnih promjena koje mogu utjecati na vrijeme i troškove projekta.

Uloga konzultanata obično se dodjeljuje višim menadžerima. Oni određuju globalne ciljeve, a zatim imenuju voditelja projekta koji već distribuira zadatke među članovima tima.

Ja - obaviješten

Uz navedene uloge, RACI matrica označava "informirani" ("promatrač"). Obavlja funkcije administratora i uglavnom se bavi organizacijom tijeka rada. Nadzornik se pokorava voditelju projekta, međutim, za razliku od drugih sudionika, on nije odgovoran za svoje rezultate. Umjesto toga, on:

• prikuplja i sistematizira sve informacije o projektu, resursima i planovima;
• čuva zapisnik sastanaka;
• prihvati dokumentaciju od sudionika projekta kako bi ih zatim prenijeli u odgovarajuće strukture;
• prati vrijeme podnošenja i ispravnost popunjavanja izvješća.

Imajte na umu da je veza s promatračem pretežno jednostrana. Njegova je glavna zadaća spasiti menadžera od trošenja vremena na birokratske postupke i "istovariti".

Učenje kako izgraditi RACI matricu primjerom

Razgovarajmo o praktičnoj strani problema. Kako izraditi dijagram za raspodjelu ovlasti i odgovornosti?

1. Mi sastavljamo na popisu

Prije svega, trebate slikati sve što trebate učiniti. Stupanj detalja ovisi o pojedinom projektu. Ponekad, za jednostavnost upravljanja i upravljanja, razvijene su nekoliko matrica. Najprije, navedite glavne blokove posla, a zatim ih razdvojite u zasebne funkcije i zadatke. Popis radova prikazan je u tablici duž vertikalne crte.

2. Odaberite članove tima

Ovdje je potrebno odgovoriti na pitanje: "Tko će biti angažiran u ovom projektu?". Horizontalno je potrebno napisati sve zaposlenike i / ili odjele koji sudjeluju u provedbi u svim fazama - od planiranja do predstavljanja rezultata i dostave izvješća.

3. Ispunjavanje tablice

Nakon toga možete nastaviti s raspodjelom funkcija. Da biste to učinili, morate imati jasnu predodžbu o svakoj fazi rada i kako funkcionira u timovima.

Uzmimo naš primjer kao temelj i zaustavimo se na pozornici "Dizajn". U ovom slučaju R - izvođač - samo jedan. U procesu rada vodio ga je prethodno pripremljen prototip. stoga arhitekt sustava, koji je bio angažiran u svom razvoju, u ovoj fazi obavlja funkciju konzultanta C. Također analitičar i programer mogu izraziti svoje želje. Završeni dizajn odobrava se s voditeljem projekta (A). No testeri i administrator sustava u ovoj fazi ne donose nikakve odluke, već samo dobivaju informacije o tome kako se posao odvija, pa stoga imaju ulogu informiranih - I.

Vrste modela

U većini slučajeva možete to učiniti sa standardnom matricom. Međutim, kada radite na složenijim projektima, ponekad postoji potreba za dodatnim ulogama. Stoga su posljednjih godina pojavile dvije proširene verzije dijagrama odgovornosti.

RACI-VS

Ovdje se standardnim ulogama dodaju još dva:

• Potvrđuje (V) - zaposlenika ili posebnog tima koji provjerava do koje mjere rezultat provedbe određenog zadatka odgovara odobrenim kriterijima.
• Odbijeni znakovi (S) usklađuju isporuku projekta s kupcem, održavaju prezentaciju i daju izvješća. Ovu funkciju obično obavlja osoba odgovorna za obavljanje posla (Odgovorna osoba), no RACI-VS u tu svrhu privlači zasebne stručnjake.

Zbog povećane kontrole i bliže kontakta s klijentom, ovaj model je optimalan za tehnički složene ili velike projekte, preko kojih desetci (ili stotine) ljudi rade.

RASCI

U ovoj varijanti, jedna nova uloga pojavljuje se u matrici - Supportive (S). Njegove ključne funkcije su pružiti projektu dodatne resurse, tj. Podršku upravitelja i izvršitelja.

Idealna uloga

RACI matrica je sastavljena ne samo da zna tko bi "potisnuo" u slučaju bilo kakvih problema. U fazi planiranja s ovom tablicom možete vidjeti slabosti u organizaciji tijeka rada.

Vertikalna analiza omogućuje vam da vidite dužnosti i ovlasti svakog od sudionika projekta, objektivno ocijenite razinu opterećenja:

• puno R - najvjerojatnije će se morati razdvojiti između više zadataka, što će negativno utjecati na brzinu i rezultate rada;
• puno A-zaposlenika "dobiva oko vrata" za sve - preporučuje se ravnomjernije raspoređivanje odgovornosti;
• ne postoje stanice R i A - prilika za razmišljanje o izvedivosti ovog posta kao takva (zapravo, plaćate stručnjaka koji ne čini ništa);
• nema praznih ćelija - opet, problem preopterećenja, a ne svatko je u stanju simultano obavljati toliko mnogo zadataka.

Horizontalna analiza, zauzvrat, pokazuje kvalitetu organizacije rada u svakoj fazi. I ovdje se često pojavljuju problemi:

• puno R - može biti dupliciranje funkcija, a netko iz tima obavlja nepotrebne radove;
• puno A - postoji "razrjeđivanje" odgovornosti i zbrke pri donošenju projekata;
• puno C-rasprava značajno ometa tijek rada (morate pričekati dok svi ne izvršavaju svoje izmjene i komentare, pronađu kompromise itd.);
• ne ja - mogu biti znak za činjenicu da se previše izvođača bavi jednim zadatkom, što također usporava provedbu projekta.

Pomoću RACI-a, menadžer može brzo otkriti preopterećene ili nezaposlene radnike, beskorisne poslove i radna mjesta za koja nitko nije odgovoran. Dobro formirana matrica omogućuje značajno poboljšanje kvalitete organizacije i kontrole nad provedbom projekata, kao i smanjenje broja sukoba između izvođača ("Ja to uopće ne radim ...", "To je morao učiniti ..." itd.).

Korisni savjeti

Kako bi RACI matrica mogla obavljati svoje funkcije i osigurati djelotvornu glatku radnju u poduzeću, potrebno je zapamtiti nekoliko važnih točaka.

1. Prilikom popunjavanja tablice razmislite o kvalifikacijama zaposlenika. Dakle, računovođa ne bi trebalo biti imenovano kao konzultant (C) u fazi izrade web stranice barem zato što on ne razumije ovo područje.
2. Na svakom mjestu mora postojati samo jedan odgovoran (A). Ako postoji nekoliko, navedite uvjete. Na primjer, A1 - odgovoran za testiranje verzije web sučelja na radnoj površini i A2 - odgovoran za testiranje.
3. Svaki zadatak mora biti odgovoran i odgovoran (u prijevodu - "Odgovoran" i "Izvršitelj").
4. Pokušajte što konkretnije formulirati svaki zadatak. Koristite glagoli - „objaviti”, „pripremiti”, „pisati”, „test”, „ažuriranje” itd Preporučljivo je da se odmah odrediti potrebne rezultate - .. Ne samo „check download brzina” i „Uvjerite se da je download brzina ne više od 0,8 sekundi. "
5. Radnje se ne bi trebale primijeniti na određenog zaposlenika, već na položaj u cjelini.
6. Bolje je sastaviti RACI matricu u timu, na temelju analize stvarnih radnih situacija. Važno je da svaki sudionik bude svjestan svoje uloge i zadataka s kojima se suočava.