Zapisnik sastanka - ispravno smo sastavili

Zapisnik o sastanku je dokument koji odražava informacije o raspravljenim pitanjima i odlukama donesenim na sastanku. To se odnosi na organizacijsku i administrativnu dokumentaciju. Zapisnik upisuje tajnik sastanka ili druga ovlaštena osoba na temelju diktafona ili ručnog snimanja. Prije sastanka treba pripremiti sve potrebne dokumente: dnevni red, popis sudionika, tekstovi govora i nacrti mogućih rješenja.

Zapisnik sastanka povjerenstva ili drugog tijela može se izdati u cijelosti ili u kratkom obliku. Ovo potonje ne uključuje tijek rasprave o riješenim pitanjima i popravlja samo donesene odluke.

Protokol u svom punom obliku obično uključuje dva dijela - uvodna i osnovna. Uvod sadrži imena (kao i inicijale) voditelja, tajnika i sudionika sastanka, kao i prisutnih osoba. Ako je broj onih prisutnih veći od 15, upućuje se na obvezni potpuni popis imena. Ako su prisutni različitim tijelima, naznačeno je za svako mjesto i mjesto rada.

Uz to, uvodni dio nužno mora navesti dnevni red, navodeći pitanja redoslijedu važnosti i navodeći ime izvjestitelja za svako izdanje.

Zapisnik sa sastanka u svom glavnom dijelu sastoji se od dijelova u skladu s dnevnim redom. Tekst svake stavke, u pravilu, konstruiran je prema kratkoj shemi:

- Slušano: Puni naziv.

- Riješeno (ili odlučeno): Ime.

Sažetak svake izjave zabilježen je u tekstu protokola ili priložen kao zaseban materijal (uz napomenu u tekstu protokola s odgovarajućom vezom). U slučaju glasovanja daju se njezini rezultati. Odluka o svakoj stavci mora se donijeti u protokolu.

Zapisnik sastanka mora potpisati predsjednik, kao i tajnik sastanka. Datum sastanka ili sastanka smatra se datumom protokola. Svaki je protokol za pojedini broj protokola dodijeljen odvojeno za odgovarajuću skupinu protokola, ako je potrebno s abecednim kodom. Brojanje se provodi tijekom godine raste.

Zapisnik sastanka Upravnog odbora ima svoje osobitosti. Opći zahtjevi ovog dokumenta dani su u tekstu Saveznog zakona "Na dionička društva" (članak 68.). Osim toga, u slučaju da Upravni odbor na sastanku donese rješenje o izdavanje udjela (vrijednosnih papira), u skladu s Ruskom Federacijom je odobrio izdavanje norme vrijednosnih papira zapisniku sa sastanka treba odražavati rezultate roll-call glasova svih članova vijeća. Ovo je glavni regulatorni zahtjev za protokol.

U praksi, dizajn takvih protokola može u velikoj mjeri varirati na način na koji su sastavljeni i stupanj detalja. Neki protokoli odgovaraju detaljnom zapisu sastanka s odrazom svih replika i postavljenih pitanja. Zahtjev za takav protokol obično se utvrđuje u odredbi upravnog odbora.

Drugi ekstrem je izuzetno kratak zapisnik o sastanku, koji uključuje samo informacije o sastavu sudionika, dnevnom redu, formuliranju postavljenih pitanja i donesenim odlukama.

Optimalna opcija je obično nešto prosječno. Previše detaljan protokol sastavljen je, u pravilu, na temelju audio zapisa sastanka. Kada se dešifrira, mogu postojati netočnosti koje narušavaju značenje problema koji se rješavaju. Osim toga, ne bismo smjeli zaboraviti da svaki dioničar ima pravo biti upoznat s zapisnikom sastanka. Kada se raspravlja o trgovačkim stvarima, detaljan protokol može zabilježiti puno informacija koje su komercijalne tajne.

S druge strane, pretjerana kratkoća protokola može dovesti redovne dioničare na ideju formalnog pristupa i nedovoljne učinkovitosti rada upravnog odbora. Poželjno je za svako pitanje naznačiti inicijatore i sudionike rasprave, bilješke govora, bit i autore postavljenih pitanja. Ovaj pristup, među ostalim, omogućuje vam da učinkovitije procijenite doprinos svakog sudionika.